Pese a que su incorporación al mundo corporativo es reciente, el Facility Management se ha convertido en un área clave para las empresas. La gestión eficaz de los servicios y el funcionamiento adecuado de sus instalaciones representan variables que incide directamente en los resultados de sus negocios.

Por esa razón, no es una tarea que pueda abordarse sin la adecuada dedicación, ni derivarse a cualquier proveedor de manera apresurada. A fin de mejorar ese proceso, Claudio Blum, Director de Facility & Property Management de Cushman & Wakefield Cono Sur, explica los cinco pasos que deben seguir las compañías para llegar a una decisión acertada.

1. Convencer dentro de la propia organización sobre la importancia del Facility Management

Exponer la necesidad y las ventajas que representa tercerizar este servicio, que no se trata de llamar a un técnico de mantenimiento que venga cada cierto tiempo a destapar una cañería, sino de una función constante y metódica. El modo de lograrlo es demostrar tanto los beneficios tangibles (eficiencia, ahorro, funcionamiento adecuado de la infraestructura, cumplimiento de normativas, etc.) como los intangibles (servicios y confort para los habitantes del edificio), que se traducen en una mayor productividad.

2. Determinar con exactitud el nivel de servicio que se precisa en función de las instalaciones y las tareas que allí se llevan a cabo

No es solo la cantidad de metros cuadrados, se debe tener en cuenta qué tipo de edificio hay que administrar, cuáles son las necesidades particulares, qué perfil de negocio y habitante predomina, si las superficies son abiertas o cerradas, si la ocupación es fija o flexible, o si se requiere personal 24x7. No es lo mismo gestionar un centro logístico, una planta industrial, oficinas, un call center o una sala de quirófano. Determinar correctamente el nivel de servicio permitirá cubrir satisfactoriamente las necesidades y, a la vez, no gastar de más.

3. Decidir el modelo de contratación

Por un lado se encuentra el modelo Principal, que consiste en un proveedor único que, además de la gestión integral, concentre y provea "llave en mano" todos los servicios. Por otro lado está el modelo Agente, donde el proveedor gestiona de la misma manera los activos y servicios, pero los especializados -como por ejemplo, el mantenimiento de ascensores- son contratados y pagados directamente por el cliente. La ventaja más relevante en el modelo Principal es que solo se paga una factura por el servicio, reduciendo riesgos y costos administrativos internos. Ambos modelos permiten que el cliente se concentre netamente en su negocio y en mejorar sus ingresos.

4. Elegir al proveedor indicado de acuerdo a los resultados que se pretende obtener

Es fundamental examinar su experiencia, posicionamiento de mercado, su cobertura geográfica, su cartera de clientes, el perfil y la experiencia del equipo que propondrá, la supervisión, las herramientas de gestión y la garantía del servicio. Es importante definir la forma de cotizar este servicio para comparar de forma pareja y justa.

5. Establecer el modo de medir los resultados

Es importante establecer un acuerdo del nivel del servicio y que el proveedor cuente con un software de gestión de Facility Management que permita establecer la medición de resultados. Ese programa informático debe servir para dar seguimiento a costos, stocks, mantenimiento preventivo y correctivo, tareas y emitir reportes de gestión con indicadores de performance de manera sistemática. El objetivo es que los sistemas funcionen y sean eficientes, que los usuarios estén satisfechos y que el costo sea el apropiado.

Fuente: Zoom Inmobiliario